Provides secretarial and administrative support for a functional group and/or department. Utilizes advanced and/or specialized department software to generate reports, brochures, pamphlets, in-house publications, etc. Handles administrative tasks as assigned by manager to support area of focus.
Position Responsibilities:
- Types and produces reports, letters, graphics and other documents. Handles routine correspondence as directed. May independently compose documents based on verbal direction and /or knowledge of company policy and procedures.
- Assembles information for use in reports and meetings.
- Schedules appointments and meetings for department.
- Screens mail and telephone inquiries and directs these requests to the appropriate person. May follow up on replies.
- Independently responds to questions and situations which arise during manager’s absence using discretion and judgment and knowledge of department’s activities.
- Sets up and maintains filing system for assigned department, including confidential data and ensures records are accurate and up-to-date.
- Handles administrative projects as assigned by manager and ensures the accurate and timely completion of tasks. Projects may include research, correspondence and/or other work of the department.
- Independently gathers information, tests for reasonableness and analyzes data. May recommend changes and solutions to issues or problems.
- Maintains the department operating budget. Tracks expenses and invoices and ensures payments are coded to the appropriate account. Reports on monthly variances and researches discrepancies.
- Organizes and attends meetings and may act as recorder of proceedings. Coordinates follow-up actions.
- Makes travel arrangements for department staff and processes related expenses.
- Arranges function room, menus and travel for large and small external meetings in accordance with company travel policies.
- Trains and assists other administrative assistants and other department staff in the utilization of applications or department/company policies, procedures and administrative systems.
- Performs other duties such as space planning, consulting time tracking, recordkeeping, phone listings, maintaining office supplies and invoice and purchasing activity.
- Utilize knowledge of business area to help with trading administration, data reporting, and report production.
- Works with others to ensure efficiency of the administrative and support functions.
- Supports other administrative support staff.
Required Qualifications:
- Secretarial diploma 2 to 5 years secretarial experience 1 – 3 years of related experience Proficiency with all MS Office Competencies:
- Activity Coordination
- Business Partnering
- Prioritization
- Service Delivery Effectiveness
- Troubleshooting/Technical Support
When you join our team:
- We’ll empower you to learn and grow the career you want.
- We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words.
- As part of our global team, we’ll support you in shaping the future you want to see.
The role being advertised is an existing vacancy.
Acerca de Manulife y John Hancock
Manulife Financial Corporation es un importante proveedor internacional de servicios financieros que ayuda a las personas a tomar decisiones de una manera más fácil y a vivir mejor. Para obtener más información acerca de nosotros, visite http://www.manulife.com .
Manulife es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades
En Manulife/John Hancock, valoramos nuestra diversidad. Nos esforzamos por atraer, formar y retener una fuerza laboral tan diversa como los clientes a los que prestamos servicios, y para fomentar un entorno laboral inclusivo en el que se aprovechen las fortalezas de las culturas y las personas. Estamos comprometidos con la equidad en las contrataciones, la retención de talento, el ascenso y la remuneración, y administramos todas nuestras prácticas y programas sin discriminación por motivos de raza, ascendencia, lugar de origen, color, origen étnico, ciudadanía, religión o creencias religiosas, credo, sexo (incluyendo el embarazo y las afecciones relacionadas con este), orientación sexual, características genéticas, condición de veterano, identidad de género, expresión de género, edad, estado civil, estatus familiar, discapacidad, o cualquier otro aspecto protegido por la ley vigente.
Nuestra prioridad es eliminar las barreras para garantizar la igualdad de acceso al empleo. Un representante de Recursos Humanos trabajará con los solicitantes que requieran una adaptación razonable durante el proceso de solicitud. Toda la información que se haya compartido durante el proceso de solicitud de adaptación se almacenará y utilizará de manera congruente con las leyes y las políticas de Manulife/John Hancock correspondientes. Para solicitar una adaptación razonable en el proceso de solicitud, envíenos un mensaje a hr@manulife.com .
Ubicación principal
Silsbee, Texas
Modalidades de Trabajo
Híbrido
Se prevé que el rango salarial esté entre
$36,525.00 USD - $60,875.00 USD
Los empleados también tienen la oportunidad de participar en programas de incentivos y recibir una compensación vinculada al rendimiento empresarial e individual. El salario real variará según las condiciones del mercado local, la geografía y factores relacionados con el puesto como conocimientos, habilidades, requerimientos, experiencia y educación/formación. Si solicitas este puesto fuera de tu ubicación principal, por favor escríbenos a hr@manulife.com para conocer el rango salarial correspondiente a tu ubicación.
Manulife/John Hancock ofrece a los empleados aptos una amplia variedad de beneficios personalizables, entre ellos, beneficios de salud, odontológicos, de salud mental, oftalmológicos, por discapacidad a corto y a largo plazo, cobertura de seguro de vida y por muerte accidental y desmembramiento, adopción/subrogación y bienestar, y planes de asistencia al empleado/familiar. También ofrecemos a los empleados admisibles varios planes de ahorro para la jubilación (incluidos planes de ahorro 401(k) o de pensiones y un plan mundial de propiedad de acciones con contribuciones equivalentes del empleador) y recursos de asesoramiento y educación financiera. Nuestro generoso programa de días libres pagos en EE. UU. contempla hasta 11 días festivos, 3 días personales, 150 horas de vacaciones y 40 horas de licencia por enfermedad (o más cuando lo exija la ley) por año, y ofrecemos todos los tipos de licencias contempladas por la ley.
We use data and analytics technologies, such as artificial intelligence (AI), and automated processing tools, to analyze and process the information you provide to us or third parties in the application process. For more information, please refer to our personal information collection statement (https://careers.manulife.com/global/en/talentacquisitionprivacystatement) .
Conozca sus derechos (https://www.dol.gov/agencies/ofccp/posters)
Permiso Familiar y Médico
Ley de Protección del Empleado contra el Examen Poligráfico (https://www.dol.gov/sites/dolgov/files/WHD/legacy/files/eppac.pdf)
Derecho al Trabajo
Verificación Electrónica (E- Verify )
Transparencia Salarial (https://www.dol.gov/sites/dolgov/files/ofccp/pdf/pay-transp_%20English_formattedESQA508c.pdf)
Company: John Hancock Life Insurance Company (U.S.A.)