Operations AP Specialist / Remote

Organized, detail-oriented, and ready to build a solid foundation in accounts payable? Prime Group is looking for an Operations Accounts Payable Specialist to support invoice processing and keep accurate financial records for a growing real estate development company.

Job Summary

The Operations Accounts Payable Specialist supports the Accounts Payable team in processing invoices and maintaining accurate financial records for a growing real estate development company. This is an entry-level role designed for someone looking to build a foundation in accounts payable and construction accounting while working closely with the Accounts Payable Manager and other internal teams.

What You'll Do

Including but not limited to:

• Assist with assembling, reviewing, and verifying invoices and check requests
• Enter and upload invoices into the accounting system accurately and on time
• Route incoming invoices to the appropriate internal reviewers for multiple entities
• Communicate with internal staff to ensure invoices are approved and processed
• Review approved invoices for completeness and accuracy before posting
• Assist with expense report processing and basic expense tracking
• Support electronic payments and check runs under supervision
• Help reconcile accounts payable transactions and vendor statements
• Monitor invoice status and follow up on missing approvals
• Assist with resolving basic invoice and payment discrepancies
• Maintain vendor files and assist with new vendor setup, including W-9/1099 documentation
• Respond to vendor inquiries with guidance from the AP Manager
• Assist with month-end close activities and audit documentation
• File and organize invoices and supporting documentation
• Maintain confidentiality of company and financial information

What You Bring

• High school diploma or GED required
• 0-2 years of accounts payable, accounting, or related administrative experience
• Internship or coursework in accounting or finance is a plus
• Construction or real estate experience preferred but not required
• Basic proficiency in Microsoft Excel and other MS Office applications
• Experience with accounting software (Yardi, Sage, QuickBooks) is a plus but can be trained
• Strong attention to detail and organization
• Ability to follow established procedures and meet deadlines
• Willingness to learn and accept feedback
• Basic math and data entry skills
• Ability to communicate professionally with internal teams and vendors

Why You'll Love It Here

• A solid foundation for a career in accounts payable and construction accounting
• Competitive salary commensurate with experience
• Comprehensive benefits package including health insurance, retirement plans, and paid time off
• Collaborative and team-oriented work environment
• Opportunities for professional development and career advancement within a growing organization

About Prime Group

Prime Group's vertically integrated approach unifies multiple real estate disciplines under a single roof, sharing a multifaceted vision of improved, sustainable real estate development through diverse strengths, strategic affiliates, and talented in-house professionals. Our portfolio includes retail centers, offices, mixed-use developments, hotels, resorts, restaurants, and residential single and multi-family communities, each supported through technology, planning, and experienced personnel. We are a privately owned company with the agility and strength to leverage unique opportunities, and growth is a measure of our success. Since Prime Group began as a residential real estate development company, we have grown to include commercial retail, office, hospitality, and mixed-use specialties, consultation, and management.

If you are a motivated individual with an interest in accounting and real estate, we invite you to apply for the Operations Accounts Payable Specialist position at Prime Group.

Additional Details

Reports To: Accounts Payable Manager

Thank you for expressing interest in employment with Prime Group. While only those candidates considered for the position will be contacted, your resume will remain on file for 90 days. Prime Group is an Equal Opportunity Employer.

¿Organizado, detallista y con ganas de construir una base sólida en cuentas por pagar? Prime Group busca un(a) Especialista de Cuentas por Pagar de Operaciones para apoyar el procesamiento de facturas y mantener registros financieros precisos en una empresa de desarrollo inmobiliario en crecimiento.

Resumen del Puesto

El/La Especialista de Cuentas por Pagar de Operaciones apoya al equipo de Cuentas por Pagar en el procesamiento de facturas y en el mantenimiento de registros financieros precisos para una empresa de desarrollo inmobiliario en crecimiento. Es un puesto de nivel inicial, pensado para quien desea construir una base en cuentas por pagar y contabilidad de construcción, trabajando en estrecha colaboración con el Gerente de Cuentas por Pagar y otros equipos internos.

Lo Que Harás

Entre otras funciones:

• Ayudar a reunir, revisar y verificar facturas y solicitudes de cheques
• Ingresar y cargar facturas en el sistema contable con exactitud y puntualidad
• Dirigir las facturas recibidas a los revisores internos correspondientes para múltiples entidades
• Comunicarse con el personal interno para asegurar que las facturas se aprueben y se procesen
• Revisar las facturas aprobadas para verificar que estén completas y correctas antes de contabilizarlas
• Ayudar con el procesamiento de informes de gastos y el seguimiento básico de gastos
• Apoyar los pagos electrónicos y las corridas de cheques bajo supervisión
• Ayudar a conciliar las transacciones de cuentas por pagar y los estados de cuenta de proveedores
• Monitorear el estado de las facturas y dar seguimiento a las aprobaciones pendientes
• Ayudar a resolver discrepancias básicas de facturas y pagos
• Mantener los expedientes de proveedores y ayudar con el alta de nuevos proveedores, incluida la documentación W-9/1099
• Responder a las consultas de proveedores con la orientación del Gerente de Cuentas por Pagar
• Ayudar con las actividades de cierre de mes y la documentación de auditoría
• Archivar y organizar las facturas y la documentación de respaldo
• Mantener la confidencialidad de la información financiera y de la empresa

Lo Que Aportas

• Diploma de escuela secundaria (high school) o GED (requerido)
• De 0 a 2 años de experiencia en cuentas por pagar, contabilidad o trabajo administrativo afín
• Pasantía o cursos en contabilidad o finanzas son una ventaja
• Se prefiere experiencia en construcción o bienes raíces, pero no es obligatoria
• Dominio básico de Microsoft Excel y otras aplicaciones de MS Office
• Experiencia con software contable (Yardi, Sage, QuickBooks) es una ventaja, pero se puede capacitar
• Gran atención al detalle y capacidad de organización
• Capacidad para seguir procedimientos establecidos y cumplir plazos
• Disposición para aprender y recibir retroalimentación
• Habilidades básicas de matemáticas e ingreso de datos
• Capacidad para comunicarse de manera profesional con equipos internos y proveedores

Por Qué Te Encantará Trabajar Aquí

• Una base sólida para una carrera en cuentas por pagar y contabilidad de construcción
• Salario competitivo acorde con la experiencia
• Paquete integral de beneficios que incluye seguro médico, planes de jubilación y días libres pagados
• Ambiente de trabajo colaborativo y orientado al trabajo en equipo
• Oportunidades de desarrollo profesional y de crecimiento dentro de una organización en expansión

Acerca de Prime Group

El enfoque verticalmente integrado de Prime Group reúne múltiples disciplinas inmobiliarias bajo un mismo techo y comparte una visión integral de un desarrollo inmobiliario mejorado y sostenible, gracias a fortalezas diversas, afiliados estratégicos y profesionales internos con talento. Nuestro portafolio incluye centros comerciales, oficinas, desarrollos de uso mixto, hoteles, resorts, restaurantes y comunidades residenciales unifamiliares y multifamiliares, cada uno respaldado por tecnología, planificación y personal con experiencia. Somos una empresa de propiedad privada con la agilidad y la solidez para aprovechar oportunidades únicas, y el crecimiento es una medida de nuestro éxito. Desde que Prime Group comenzó como una empresa de desarrollo inmobiliario residencial, hemos crecido hasta incluir especialidades de comercio minorista, oficinas, hospitalidad y usos mixtos, además de consultoría y administración.

Si eres una persona motivada con interés en la contabilidad y el sector inmobiliario, te invitamos a postularte para el puesto de Especialista de Cuentas por Pagar de Operaciones en Prime Group.

Detalles Adicionales

Reporta a: Gerente de Cuentas por Pagar

Gracias por su interés en un empleo con Prime Group. Aunque solo se contactará a los candidatos considerados para el puesto, su currículum permanecerá archivado durante 90 días. Prime Group es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.